1. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por el Colegio Claertiano de Neiva considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

NOMBRE DE LA INSTITUCÍÓN: Colegio Claretiano de Neiva con NIT. 900.511.625-0, institución sin ánimo de lucro con licencia de Funcionamiento para la prestación del servicio educativo formal para los ciclos y/o niveles de prescolar, básica primaria, básica secundaria y media académica otorgada mediante la Resolución 2067 del 18 de agosto de 2006 de la Secretaría de Educación Municipal de Neiva, Huila.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: El Colegio Claretiano de Neiva tiene su domicilio en el municipio de Neiva, huila, y su sede principal se encuentra ubicada en la calle 44 No. 1-109.
CORREO ELECTRÓNICO: administracion@claretianoneiva.edu.co
TELEFÓNO: (57-8) 874 6000

3. MARCO LEGAL

• Constitución Política, artículo 15; Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de Junio 27 de 2013
• Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

4. AMBITO DE LA APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de El Colegio Claretiano de Neiva, cuyo titular sea una persona natural o una persona jurídica y cuyo tratamiento se derive del ejercicio de su objeto social o la delegación del tratamiento de datos personales por parte de un asociado (según definición en la terminología del punto siguiente).

 5. DEFINICIONES

De acuerdo con la normatividad vigente en relación con la protección de datos personales, se definen los siguientes términos:

• Autorización: Consentimiento expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del uso de datos personales, dirigida al titular de los mismos, mediante la cual se informa sobre las políticas de tratamiento y protección de datos personales, que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del tratamiento que se dará a dichos datos.
• Asociado: Cualquier persona natural o jurídica que a través de contrato o acuerdo de colaboración sea responsable del tratamiento de datos o delegue a El Colegio Claretiano de Neiva el tratamiento de los mismos.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: Información que asociada a una persona natural o jurídica determinada o determinable.
• Dato público: Dato que no sea catalogable como semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión, carácter laboral público o privado. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales, y sentencias judiciales no sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar perjuicios tales como discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, orientación religiosa, convicción filosófica, afiliación a sindicatos, organizaciones sociales, datos relativos a la salud, vida sexual e información biométrica.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, privada o pública, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, privada o pública, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el uso y tratamiento de la base de datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o uso que se le dé a los datos personales como recolección, almacenamiento, uso, comunicación, circulación o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor dentro o fuera del país, que a su vez se convierte en responsable del tratamiento.
• Transmisión: Comunicación de datos personales para la realización de un tratamiento de datos, por cuenta de un encargado del tratamiento de los mismos.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES:

El tratamiento que dará El Colegio Claretiano de Neiva será la de recolectar, almacenar, actualizar, procesar, usar, transmitir o transferir los datos personales atendiendo de forma estricta a los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

• Registrar información de datos personales en las bases de datos de El Colegio Claretiano de Neiva, con el objetivo de consultar, analizar, generar datos estadísticos así como indicadores de gestión, necesarios para el ejercicio de sus funciones y el cumplimento de sus objetivos, al igual que cumplir con las regulaciones y marco legal vigente para instituciones prestadoras del servicio de educación formal.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
• Solicitar a El Colegio Claretiano de Neiva prueba de la autorización otorgada a El Colegio Claretiano de Neiva o a sus asociados, salvo en los casos que no sea necesaria la autorización según lo estipulado en la ley 1581 de 2012, Artículo 10.
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
• Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá.
• cuando la autoridad haya determinado que El Colegio Claretiano de Neiva, con respecto al tratamiento de datos, ha incurrido en conductas contrarias
  a la Constitución y la normatividad vigente, conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales, identificar al responsable en El Colegio Claretiano de Neiva que dará trámite y respuesta a sus solicitudes; Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

8. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES:

• El Colegio Claretiano de Neiva tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política.
• La Dirección de Sistemas y la Dirección Administrativa y Financiera de El Colegio Claretiano de Neiva, han sido designadas por la misma como las responsables de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato.
• Para el efecto, todos los servidores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes dependencias, están obligados a dar traslado a la Dirección Administrativa y Financiera todas las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.

9. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:

Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por El Colegio Claretiano de Neiva, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

• Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos: El Colegio Claretiano de Neiva ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:
  • Comunicación escrita dirigida a El Colegio Claretiano de Neiva. Dirección Administrativa y Pagaduría. Calle 44 No. 1-109, Neiva, Huila
  • Comunicación telefónica: al PBX 874 6000 (Pagaduría) de lunes a viernes de 8:00 m. a 4:00 p.
  • Solicitud vía correo electrónico: info@claretianoneiva.edu.co

• Atención y respuesta a peticiones y consultas: El Titular o su apoderado, podrán solicitar a El Colegio Claretiano de Neiva:
  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por parte de El Colegio Claretiano de Neiva a sus datos personales.
• Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta,
  la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando la petición o consulta se relacione directamente con los entes territoriales en su condición de responsables de tratamiento de los datos por ellos recaudados, o sobre la vigilancia que deben ejercer estos últimos en cuanto al respeto del habeas data en la relación establecida entre establecimientos educativos, padres de familia y estudiantes, El Colegio Claretiano de Neiva informará de dicha situación, tanto al interesado peticionario, como al responsable específico de tratamiento de los datos, remitiéndole de oficio e inmediatamente la respectiva petición a la entidad territorial certificada pertinente para lo de su competencia y responsabilidad.

1. Atención y respuesta a quejas y reclamos: El Titular o sus apoderados, podrán solicitar a El Colegio Claretiano de Neiva, a través de una queja o reclamo
   presentado mediante los canales ya indicados:
   • i. La corrección o actualización de la información.
   • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

• La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se presentan incompletos, El Colegio Claretiano de Neiva deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. En caso que la dependencia que reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverla, deberá dar traslado a la Dirección Administrativa y Financiera de El Colegio Claretiano de Neiva para que la remita al área que corresponda en El Colegio Claretiano de Neiva, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lo ocurrido al interesado. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los veinte (20) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales ha entrado en vigencia desde el primero (1) de Noviembre de dos mil diecinueve (2019)